מרבית האירועים העסקיים של ימינו נועדו ראשית לחזק את הקשר עם עובדי החברה ולייצר מחויבות לארגון לצד העברת מסרים, להנחלת תרבות ארגונית, למיתוג כללי ואף למינוף היבטי מכירות ושיווק. ישנם מספר סוגים של אירועים עסקיים (אירוע חברה, כנס עסקי וכו') המיועדים למטרות שונות, כאשר בתכנון כל אירוע יש ליישם את מטרת האירוע כמטרת על בכל שלבי תכנון המקדימים.
בעלי חברות וארגונים בישראל מכירים יותר ויותר בשנים האחרונות בתועלת ובחשיבות הגדולה של אירועים אלו לארגון, לרווחת העובדים ולמטרותיו העסקיות, אולם חלקם חוששים מעלויות גבוהות אשר לא ניתן בהכרח לכמת באופן ישיר וברור את התפוקה והתועלת מן האירוע.
במטרה שלא לוותר על הכלי החשוב האמור, ריכזנו עבורכם מספר טיפים מרכזיים לטובת התנהלות כלכלית, תכנון ויישום האירוע תוך שמירה על מסגרת תקציבית שפויה ובהתאמה למטרות הארגון:
תכנון מראש
לפני הכל, חשוב כאמור להתייחס לאירועים הללו ככלי לקידום מטרות ויעדי הארגון ולתקצב אותם מראש בתכנון התקציב השנתי. את בחירת סכום ההקצאה יש לבצע בהתאם לכמות העובדים הצפויים להשתתף באירוע (עלות למשתתף), לצד קביעת עלות כוללת שתהווה אחוז מסוים מן התקציב כולו. אם הדבר מתאפשר, מומלץ לתקצב מספר סוגי אירועים עסקיים בשנה תוך חלוקה לאירוע ראשי דוגמת ערב חברה ו/או יום כיף לעובדים, לצד אירועים משניים דוגמת ערבי צוות וגיבוש, הרמות כוסית בחגים וכדומה.
מיקום מנצח
מיקום האירוע הוא לרוב עיקר העלות אולם גם החותם להצלחתו. חשוב לבחור בלוקיישן ראוי תוך התאמה למסגרת התקציבית שנקבעה, כאשר יש להקדיש את ההשקעה הנדרשת במטרה לייצר חוויית אירוח ובילוי מושקעת בעבור העובדים ואורחי האירוע. חשוב גם לבחור במקום בעל נגישות לתחבורה ציבורית ולרכבים פרטיים, חניה ושילוב בין תנאי חוץ למתחם סגור בהתאמה לעונת השנה. לרוב לא מומלץ לקיים אירועי חברה במתחם העבודה.
מועד נוח
בחירת מועד מתאים לאירוע יכולה לחסוך כסף רב בעלויות, כאשר לדוגמא קיום אירוע בעונת החורף בשל הירידה הכללית בביקוש לאירועים (בעיקר פרטיים) יהיה לרוב משתלם יותר, כמו גם קיום אירוע בימים ראשון או שני הנחשבים למבוקשים פחות, ביחס לימי חמישי המבוקשים יותר לצרכי אירועים, הופעות וכדומה.
הסעדה ואוכל
אוכל הוא חלק בלתי נפרד בכל אירוע ישראלי לרבות אירועים עסקיים בהם מצפים העובדים והאורחים לתפנוקים של ממש. חשוב להתאים את סגנון הארוחה לסגנון האירוע כולו, לבחור בתפריט מגוון ולספק לאורחים תחושת עושר קולינרי כלל האפשר במסגרת התקציב. עם זאת, ניתן לשלב גם ארוחות בקונספט בזבזני וראוותני פחות למשל באמצעות דוכני מזון, מלצרים מסתובבים עם מגשי אירוח וכו'.
בידור ותוכן
באירועי חברה נהוג לספק לאורחים תוכן מעניין ולא להסתפק בנאום התודות של המנכ"ל. ניתן למצוא כיום מרצים רבים בתחומי העשרה שונים, אשר מספקים ערך מוסף ועניין ואינם גובים סכומי עתק, כמו גם סטנדאפיסטים מתחילים או מוזיקאים צעירים. על מנת שלא ליפול אל מול מרצה/אומן שאינו מקצועי ועשוי להותיר טעם רע – מומלץ להשקיע ולצאת להופעה/הרצאה אמורה, בין אם מקבל ההחלטה עצמה ובין אם נציגות מטעמו.
תכנון תקציב מראש ולפיו אוכל ומקום לאירוע ובחירת תאריך בזמן מבוקש פחות
על ידי הוספת תוכן מעניין לאירוע- בין אם הרצאה, מופע מוזיקלי או סטנדאפ.
